Regulamin świadczenia usług Flossa.ai

Usługi objęte niniejszym Regulaminem świadczy:

Nazwa

FLOSSA.AI spółka z ograniczoną odpowiedzialnością

Adres siedziby

ul. Londyńska 7C/25, 66-400 Gorzów Wielkopolski

KRS

0001256618

Sąd rejestrowy

Sąd Rejonowy w Zielonej Górze, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

NIP

5993315360

REGON

545353044

Kapitał zakładowy

5 000,00 zł

E-mail

kontakt@flossa.ai

WhatsApp

+48 789 455 170

Kontakt w sprawach obsługi klienta, zgłoszeń technicznych, rozliczeń oraz reklamacji odbywa się pod adresem kontakt@flossa.ai. Jest to podstawowy kanał kontaktu i to na niego należy kierować wszystkie zgłoszenia wymagające potwierdzenia na piśmie lub zachowania terminu.

• Usługodawca — flossa.ai sp. z o.o., podmiot wskazany w § 1.
• Klient — podmiot, który zawarł z Usługodawcą Umowę, w szczególności podmiot wykonujący działalność leczniczą, gabinet, przychodnia lub inny przedsiębiorca korzystający z Platformy w związku z prowadzoną działalnością.
• Platforma — system teleinformatyczny Flossa, obejmujący panel operatora dostępny pod adresem app.flossa.ai oraz usługi z nim powiązane.
• Flossa Voice — usługa telefonicznego asystenta AI, obsługującego połączenia przychodzące i wychodzące, umawianie i odwoływanie wizyt oraz udzielanie informacji na podstawie bazy wiedzy skonfigurowanej przez Klienta.
• Flossa Echo — usługa wspierająca tworzenie dokumentacji medycznej na podstawie nagrania przebiegu wizyty, obejmująca transkrypcję i przygotowanie notatki według wybranego szablonu.
• Abonament — miesięczna opłata za dostęp do wybranego pakietu usług, obejmująca określoną pulę minut lub inny limit użycia.
• Nadwyżka — użycie przekraczające limit zawarty w Abonamencie, rozliczane według stawki jednostkowej wskazanej w Zamówieniu.
• Okres rozliczeniowy — miesiąc kalendarzowy, chyba że Zamówienie stanowi inaczej.
• Zamówienie — uzgodniony przez Strony zakres usług wraz z cennikiem, przyjęty w formie dokumentowej, w tym za pośrednictwem poczty elektronicznej.
• Umowa — umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną zawarta pomiędzy Usługodawcą a Klientem na podstawie Zamówienia i niniejszego Regulaminu.

Usługodawca świadczy usługi w modelu abonamentowym, polegające na udostępnieniu Klientowi funkcji Platformy przez czas trwania Umowy. Usługi świadczone są drogą elektroniczną, zdalnie, bez przenoszenia na Klienta praw do oprogramowania.

Zakres usług obejmuje, stosownie do wybranego pakietu:

• obsługę połączeń telefonicznych przez asystenta AI w zakresie i w godzinach uzgodnionych z Klientem,
• umawianie, przekładanie i odwoływanie wizyt oraz synchronizację z systemem rezerwacyjnym Klienta, o ile integracja jest dostępna i została uruchomiona,
• wysyłkę przypomnień i powiadomień do pacjentów Klienta,
• przygotowanie transkrypcji oraz projektu dokumentacji z wizyty w ramach usługi Flossa Echo,
• dostęp do panelu operatora, w tym do historii połączeń, nagrań, transkrypcji, raportów oraz danych o zużyciu,
• wsparcie techniczne w zakresie opisanym w § 8.

Usługi mają charakter narzędzia wspierającego pracę zespołu Klienta. Nie stanowią świadczenia zdrowotnego, porady medycznej ani nie zastępują decyzji personelu medycznego. Treści generowane przez Platformę, w szczególności projekty notatek i dokumentacji, wymagają weryfikacji przez uprawnioną osobę po stronie Klienta przed ich wykorzystaniem lub włączeniem do dokumentacji medycznej.

Usługi adresowane są do przedsiębiorców i nie są przeznaczone dla konsumentów korzystających z nich w celu niezwiązanym z działalnością gospodarczą lub zawodową. Uprawnienia osób, o których mowa w art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, opisuje dokument Zwroty i reklamacje.

Zawarcie Umowy poprzedza kontakt handlowy, prezentacja produktu oraz ustalenie zakresu wdrożenia. Umowa zostaje zawarta z chwilą akceptacji przez Klienta Zamówienia określającego wybrany pakiet, cenę Abonamentu, wysokość opłaty wdrożeniowej oraz stawkę za Nadwyżkę.

Akceptacja Zamówienia jest równoznaczna z akceptacją niniejszego Regulaminu. W przypadku rozbieżności pomiędzy Zamówieniem a Regulaminem pierwszeństwo mają postanowienia Zamówienia.

Uruchomienie usługi obejmuje konfigurację agenta, przygotowanie bazy wiedzy, ustawienie przekierowań telefonicznych oraz — jeżeli dotyczy — uruchomienie integracji z systemem rezerwacyjnym Klienta. Klient zobowiązany jest współdziałać przy wdrożeniu, w szczególności przekazać informacje o zakresie usług, cenniku, grafiku i zasadach obsługi pacjentów oraz zapewnić dostępy niezbędne do uruchomienia integracji.

Usługodawca zakłada Klientowi konto w Platformie i przekazuje dane dostępowe osobie wskazanej przez Klienta. Klient odpowiada za zarządzanie kontami swoich użytkowników, zakres nadanych im uprawnień oraz za zachowanie poufności danych logowania.

Do korzystania z Platformy niezbędne są:

• urządzenie z dostępem do internetu,
• aktualna wersja przeglądarki internetowej z obsługą JavaScript i plików cookies,
• aktywny adres poczty elektronicznej,
• w przypadku Flossa Voice — możliwość skonfigurowania przekierowania numeru telefonicznego Klienta,
• w przypadku Flossa Echo — urządzenie nagrywające udostępnione przez Usługodawcę lub zgodne z jego specyfikacją.

Dostęp do Platformy zabezpieczony jest uwierzytelnianiem wieloskładnikowym. Klient przyjmuje do wiadomości, że wyłączenie tego mechanizmu nie jest możliwe.

1. Ceny

Ceny określa Zamówienie. Wszystkie kwoty podawane są w złotych polskich (PLN) jako kwoty netto i powiększane są o podatek od towarów i usług według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.

Wynagrodzenie Usługodawcy może obejmować: jednorazową opłatę wdrożeniową, miesięczny Abonament obejmujący określoną pulę minut lub inny limit użycia oraz opłatę za Nadwyżkę naliczaną według stawki jednostkowej wskazanej w Zamówieniu.

2. Okres rozliczeniowy i fakturowanie

Abonament rozliczany jest w Okresach rozliczeniowych i płatny z góry za dany Okres. Nadwyżka rozliczana jest z dołu, po zakończeniu Okresu, w którym powstała.

Usługodawca wystawia fakturę VAT i przesyła ją na wskazany przez Klienta adres poczty elektronicznej. Klient akceptuje wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Aktualne zużycie względem limitu zawartego w Abonamencie oraz powstałą Nadwyżkę Klient może na bieżąco sprawdzić w panelu operatora, w sekcji rozliczeń.

3. Termin i sposób płatności

Termin płatności wynosi 7 dni od dnia wystawienia faktury, chyba że Zamówienie stanowi inaczej. Za dzień zapłaty uważa się dzień uznania rachunku bankowego Usługodawcy.

Płatności realizowane są przelewem bankowym na rachunek wskazany na fakturze, a w zakresie, w jakim Usługodawca udostępni taką możliwość — również kartą płatniczą lub szybkim przelewem online (Przelewy24) za pośrednictwem operatora płatności. Rozliczenia prowadzone są w złotych polskich (PLN).

4. Opóźnienie w płatności

W razie opóźnienia w płatności Usługodawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Jeżeli opóźnienie przekracza 14 dni, Usługodawca może — po uprzednim wezwaniu przesłanym pocztą elektroniczną i wyznaczeniu dodatkowego terminu nie krótszego niż 7 dni — zawiesić świadczenie usług do czasu uregulowania zaległości. Zawieszenie nie zwalnia Klienta z obowiązku zapłaty Abonamentu za okres zawieszenia.

5. Zmiana cen

Usługodawca może zmienić wysokość Abonamentu lub stawki za Nadwyżkę, informując Klienta pocztą elektroniczną z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana wchodzi w życie od najbliższego Okresu rozliczeniowego rozpoczynającego się po upływie tego terminu. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę zgodnie z § 7 ze skutkiem na koniec Okresu rozliczeniowego poprzedzającego wejście zmiany w życie.

Umowa zawierana jest na czas nieokreślony, chyba że Zamówienie przewiduje okres określony lub minimalny okres obowiązywania.

Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę zawartą na czas nieokreślony z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego jeden pełny Okres rozliczeniowy. Wypowiedzenie wywiera skutek na koniec Okresu rozliczeniowego następującego po Okresie, w którym zostało złożone.

Wypowiedzenie wymaga formy dokumentowej. Wystarczające jest przesłanie oświadczenia na adres kontakt@flossa.ai z adresu poczty elektronicznej osoby upoważnionej po stronie Klienta. Usługodawca potwierdza przyjęcie wypowiedzenia i wskazuje datę zakończenia świadczenia usług.

Usługodawca może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Klient rażąco narusza Regulamin, w szczególności wykorzystuje Platformę w sposób opisany w § 9 ust. 3, albo pozostaje w opóźnieniu z płatnością przekraczającym 30 dni mimo wezwania.

Po zakończeniu Umowy dostęp do panelu operatora zostaje wyłączony. Na wniosek Klienta złożony przed zakończeniem Umowy lub w terminie 30 dni po jej zakończeniu Usługodawca udostępni Klientowi dane zgromadzone w Platformie w powszechnie używanym formacie. Po upływie tego terminu dane podlegają usunięciu, z zastrzeżeniem okresów retencji wynikających z przepisów prawa oraz z umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Zasady zwrotu środków w związku z zakończeniem Umowy określa dokument Zwroty i reklamacje.

Usługodawca dokłada starań, aby Platforma działała w sposób ciągły, i utrzymuje docelową dostępność usługi na poziomie 99% w skali miesiąca kalendarzowego, z wyłączeniem zaplanowanych prac serwisowych oraz przerw wynikających z okoliczności, za które Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności, w szczególności awarii po stronie operatorów telekomunikacyjnych, dostawców infrastruktury lub systemów zintegrowanych z Platformą.

Zaplanowane prace serwisowe Usługodawca stara się przeprowadzać poza godzinami pracy gabinetów i zapowiada je z wyprzedzeniem, jeżeli mogą wiązać się z przerwą w dostępie do usługi.

Zgłoszenia techniczne przyjmowane są pod adresem kontakt@flossa.ai w dni robocze w godzinach 9:00–17:00. Usługodawca podejmuje reakcję na zgłoszenie w ciągu jednego dnia roboczego od jego otrzymania.

1. Klient zobowiązany jest korzystać z Platformy zgodnie z Regulaminem, przepisami prawa oraz przeznaczeniem usługi, a także utrzymywać aktualność danych konfiguracyjnych, w szczególności zakresu usług, cennika i grafiku przekazywanych pacjentom przez asystenta.

2. Klient odpowiada za treść bazy wiedzy oraz za informacje, które asystent przekazuje pacjentom na jej podstawie. Klient zobowiązany jest poinformować pacjentów o nagrywaniu rozmów oraz o wykorzystaniu rozwiązań opartych na sztucznej inteligencji w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy.

3. Zabronione jest w szczególności:

• wykorzystywanie Platformy do wysyłki niezamówionej informacji handlowej lub połączeń marketingowych bez wymaganej zgody odbiorcy,
• udostępnianie danych dostępowych osobom nieuprawnionym oraz odsprzedaż lub podnajmowanie dostępu do Platformy bez zgody Usługodawcy,
• podejmowanie prób ingerencji w działanie Platformy, obchodzenia zabezpieczeń, zwielokrotniania lub dekompilacji oprogramowania,
• wykorzystywanie Platformy w sposób obciążający infrastrukturę w stopniu odbiegającym od normalnego korzystania z usługi,
• wprowadzanie do Platformy treści bezprawnych oraz danych, których przetwarzanie nie jest objęte zawartą umową powierzenia przetwarzania danych osobowych.

W zakresie danych osób odwiedzających serwis internetowy oraz osób kontaktujących się z Usługodawcą, Usługodawca występuje jako administrator danych osobowych. Zasady przetwarzania opisuje Polityka prywatności.

W zakresie danych pacjentów Klienta przetwarzanych w Platformie Usługodawca występuje jako podmiot przetwarzający, działający na podstawie odrębnej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Administratorem tych danych pozostaje Klient. Zawarcie umowy powierzenia jest warunkiem uruchomienia usługi.

Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku związanemu z przetwarzaniem danych dotyczących zdrowia, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu opartą na rolach oraz rejestrowanie zdarzeń w systemie.

Strony zobowiązują się do zachowania w poufności informacji uzyskanych w związku z zawarciem i wykonywaniem Umowy, w szczególności informacji o organizacji pracy, danych finansowych, warunkach handlowych oraz rozwiązaniach technicznych drugiej Strony.

Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji powszechnie dostępnych oraz informacji, których ujawnienia wymagają przepisy prawa lub orzeczenie właściwego organu. Obowiązek ten obowiązuje przez czas trwania Umowy oraz przez okres 3 lat po jej zakończeniu.

Platforma, jej oprogramowanie, interfejs, dokumentacja oraz oznaczenia Usługodawcy stanowią jego własność lub własność jego licencjodawców i podlegają ochronie prawnej.

Na czas trwania Umowy Usługodawca udziela Klientowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Platformy w zakresie niezbędnym do korzystania z usługi, bez prawa udzielania sublicencji.

Dane wprowadzone do Platformy przez Klienta oraz dane wytworzone w toku świadczenia usługi na jego rzecz, w szczególności nagrania, transkrypcje i notatki, pozostają własnością Klienta. Usługodawca nie wykorzystuje treści rozmów ani dokumentacji Klienta do trenowania modeli udostępnianych innym klientom.

Usługodawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z ograniczeniami wskazanymi poniżej.

Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta niebędącego konsumentem ani osobą, o której mowa w art. 7aa ustawy o prawach konsumenta, ograniczona jest do szkody rzeczywistej i do kwoty równej sumie Abonamentów zapłaconych przez Klienta za trzy Okresy rozliczeniowe poprzedzające zdarzenie będące źródłem szkody. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie ani przypadków, w których wyłączenie lub ograniczenie odpowiedzialności jest niedopuszczalne na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podjętych przez Klienta lub jego personel na podstawie treści wygenerowanych przez Platformę bez ich uprzedniej weryfikacji, ani za treść informacji przekazywanych pacjentom na podstawie bazy wiedzy skonfigurowanej przez Klienta.

Tryb składania i rozpatrywania reklamacji, terminy oraz zasady zwrotu środków określa dokument Zwroty i reklamacje, stanowiący integralną część niniejszego Regulaminu.

Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia usług, zmiany dostawców infrastruktury albo konieczności usunięcia niejasności.

O zmianie Usługodawca informuje Klienta pocztą elektroniczną z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem. Klient, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć Umowę przed dniem jej wejścia w życie; w takim wypadku Umowa ulega rozwiązaniu z dniem poprzedzającym wejście zmiany w życie, a Klient nie ponosi z tego tytułu dodatkowych opłat.

Brak wypowiedzenia przed dniem wejścia zmiany w życie oznacza jej akceptację.

W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego oraz ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

Strony będą dążyć do polubownego rozwiązania sporów. Spory nierozwiązane polubownie rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem że postanowienie to nie ma zastosowania do konsumentów oraz osób, o których mowa w art. 7aa ustawy o prawach konsumenta.

Jeżeli którekolwiek z postanowień Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia zachowują moc.

Niniejszy Regulamin obowiązuje od dnia 15.08.2026 r.